1000 Gute Gründe gegen Excel. Und einer, der sie alle schlägt. Der XLS-Export fürs Performance Board.

Es gibt mehr als genug Gründe, die gegen Microsoft Excel sprechen – in verschiedenen Branchen haben sich über die Jahre teils groteske Probleme angehäuft, die durch die Nutzung von Excel entstanden sind.  

Trotzdem haben Teile der HQ revenue Suite (also die, bei denen es Sinn macht) eine Excel-Export-Funktion.  

Und dafür gibt es einen guten Grund. Und zwar einen, der so gut ist, dass er alle Gründe schlägt, die für das Gegenteil sprechen.  

Microsoft Excel: Tabellenkalkulation & beyond 

Excel ist aus der Geschäftswelt kaum wegzudenken – seit 1985 ist die Software aus dem Hause Microsoft auf dem Markt – übrigens damals noch für Macintosh; Windows steckte noch in den Kinderschuhen bzw. war so gut wie unbekannt. 

Es ist die am weitesten verbreitete Tabellenkalkulation. 

Und das ist auch schon der springende Punkt: Excel ist für Berechnungen mit Werten in Tabellen gedacht – und ist dafür auch verdammt gut! Excel ermöglicht die Kalkulation größerer numerischer(!) Datensätze mit kaufmännischen und statistischen Funktionen, bietet darüber hinaus Sortier- und Filterfunktionen und unterstützt die Auswertung der Inhalte beispielsweise über die grafische Darstellung von Trends, Mengen, Statistiken und so weiter. Diagramme, Charts, you name it. 

Was Excel nicht ist: eine Datenbank.
Wie wird Excel oft genutzt?

Richtig: Als Datenbank.  

Aber nicht nur das. Excel wird in Unternehmen in allen möglichen Kontexten genutzt: Um E-Mail-Listen zu verwalten, für Marketing-Pläne, als Projekt-Management-Tool, To-Do-Liste, sogar als Layouting-Tool ist mir Excel schonmal untergekommen. 

Nix davon ist wirklich gut in Excel abbildbar – und für alle diese Dinge gibt es sehr viel bessere Alternativen. 

Das Schlimmste aber ist, wenn Excel als Datenbank missbraucht wird – denn dann kann richtig viel Mist passieren. 

Excel-Fails: Branchenübergreifende Shitshow 

Ein ziemlich eindrucksvoller Excel-Fail ist dieser hier: Ergebnisse jahrelanger Genforschung sind durch verpfuschte Excel-Tabellen fehlerhaft. Weil Excel die Namen bestimmter Gene qua ihrer Schreibweise automatisch in Datumsangaben und Fließkommazahlen umwandelt. Ein ganzer Haufen wissenschaftlicher Publikationen (mit deren Datensätzen teils weitergearbeitet wird) über Genomik sind aufgrund dessen schlichtweg Murks. 

In der Wissenschafts-Community wurde darauf übrigens nicht mit dem Umstieg auf eine geeignetere Software reagiert – sondern, indem man die Umbenennung der entsprechenden Gene in die Diskussion brachte! 

Aus der Wirtschaft gibt es eine Reihe weiterer “toller” Beispiele für lukrative Excel-Fails: So hat beispielsweise Barclays 2008 aus Versehen mehr Anteile an der späteren Pleite-Bank Lehmann erworben als eigentlich beabsichtigt, bei Eastman Kodak hat man sich 2009 um “mehrere Nullen” vertan und beim Energieunternehmen TransAlta zahlte man nach einem Copy-Paste-Fehler in Excel 24 Millionen Dollar zu viel an eine Reihe Übertragungsnetzbetreiber.  

Doch nicht nur solcherlei Fails zeigen, dass von Microsoft Excel Abstand zu halten ist, wenn es nicht um reine Tabellenkalkulationen geht. 

In der Schaltzentrale durchs Dataversum

Denn die Frage sei gestattet, wozu man überhaupt Excel benutzen sollte – ist es nicht in vielen Fällen komplett redundant? Moderne Software-Lösungen für die Analyse von Daten haben fast immer so etwas wie eine Schaltzentrale: Ein Dashboard. (Bei HQ revenue nennen wir es: Performance Board. Und unsere User:innen nennen es: "Tacho". Womit sich der Kreis zum Dashboard schließt.)

Hier werden die wichtigsten Insights auf eine möglichst zugängliche, verwertbare, übersichtliche Weise für User aufbereitet dargestellt – seien es Business Intelligence–, Controlling–, Marketing–, Occupancy–, Competitor– oder Marktdaten. Oder alle zusammen. 

Warum zur Hölle sollte man ein solches Dashboard überhaupt in ein anderes Format überführen? Wo ist denn da der Sinn?! 

Tja, ...

... Convenience ist King 

Warum nutzen Wissenschaftler:innen Excel fürs Aggregieren von Informationen von Genen? Warum bauen überraschend viele Marketing-Abteilungen ihre Planung noch immer in Excel-Sheets? Wieso nutzen Menschen in Nicht-Kaufmännischen Rollen, also in Nicht-Wirklich-Tabellenkalkulation-Nahen Bereichen Excel? Und dann auch noch, obwohl ihnen die Risiken und Nebenwirkungen wahrscheinlich bekannt sind? 

Die Antwort ist: Weil es convenient ist.  

Wir kennen Excel seit einer verdammten gefühlten Ewigkeit. Es ist im Office Paket enthalten. Wir haben es also eh aufm Rechner. Und zwar auch auf den Rechnern derjenigen, die keine Lizenz für meine Nischen-Spezialisten-Daten-Dashboard-Software haben. Und vielleicht auch keine wollen. 

HQ revenue Performance Board – Informiert, unabhängig vom Format 

Deshalb – und trotz aller Gründe gegen Excel – haben wir uns entschieden, dass HQ revenue eine Excel-Export-Funktion bekommen muss. 

Nicht alle Hotel-Manager sind auch Revenue Manager. Und nicht alle Hotel-Manager wollen eine Extra-Lizenz, nur um sich den aktuellen Report anzuschauen. Aber so gut wie alle Hotel-Manager haben Excel auf ihrem Rechner und sind damit vertraut. 

Durch den Export wird einerseits eine Zusammenfassung des HQ revenue Performance-Boards in Excel-lesbarem Format generiert, andererseits aber auch eine umfassende Pivot-Tabelle, die sich aus den Rohdaten speist – diese exportieren wir also gleich mit. Schließlich soll aus Daten Wissen werden. 

Fazit 

Mit der neuen Export-to-XLS-Funktion bewegen wir uns oberflächlich gesehen einigermaßen gegen den Zeitgeist. Es ist uns aber wichtiger, unseren Usern und Kunden die Funktionen zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Arbeit und für ihren Erfolg brauchen. Der Export des Dashboards in ein Format, mit dem sich alle zurechtfinden, gehört dazu.  

Also: Viel Erfolg weiterhin!  

HQ revenue aus erster Hand kennenlernen?

Klar! Gleich hier einen Termin für eine Demo ausmachen und loslegen: